パソコンの役立つ知識と方法

ワード 表

ワードは基本的に文章を作成するソフトなのです。
そこで、複雑な表を作成する場合には、エクセルなどを用いた方が良いでしょう。
ところが、縦横２列や３列といった簡単な表であれば、ワードでも十分作成でき、何より手間がかからないので便利なのです。
特に、文書と組み合わせた表を作りたいときは、ワードの表作成の方が使いやすいものです。
自治会の行事を表にまとめたり、ちょっとした、当番表を作成する場合ならば、やりやすいのではないでしょうか。
まずは、表をマウス操作だけで作ります。
表を作るときは、行数と列数をキーボードから入力する必要がありそうですが、ワードではその指定もマウスだけでできてしまいます。
１.表を挿入したい位置にカーソルを置きます。
２.ツールバーの［表の挿入］ボタンをクリックしてパネルを開きます。
３.開いたパネルの上でマウスを動かすと、マス目が反転します。
反転したマス目が作成される表の行数・列数に対応します。
４.パネルの下に「行数×列数」が表示されるので、作りたい行数・列数の位置でクリックします。
なお、４行×５列以上の表を作りたいときは、パネルの上を右下方向にドラッグすればいいのです。
パネルが広がって、４行×５列以上の表も指定できるようになります。
表が作成できたら、次に文字や数字を入力します。
入力するときは、例えば、［Tab］キーで、ひとつ右のセルにカーソルを移動するといった、キーボード操作も覚えておくと便利です。

ワード 行間

一般的に「行間」と聞くと、その漢字の読みから、「行と行との間のこと」と考えてしまいますが、ワードでは違います。
行の上部から、次の行の上部のことを「行間」と言います。
言い換えると、「文字の大きさ＋空間」ということになります。
ワードの行間の設定では「何行分」という設定の仕方以外に「何pt」という数値指定もできるようになっています。
この時にWordでの「行間」は「行の上部から、次の行の上部まで」だということを知らないと、なかなか思い通りに設定できずに困ってしまうのです。
Wordで文書作成をしている際に、フォントサイズを変更するとやけに行間が開いてしまうことがあります。
また、吹き出しやテキストボックスに入力をしていると行間が開きすぎて、うまく枠内に収まらないこともあります。
これらの問題は、行間の設定ができれば解決するのです。
それでは、ワードを使っての作業で、行間を変える場合は、<ツールバーから設定する>ならば、設定する段落内にカーソルを表示します。
もしくは、段落を選択します。
そして、ツールバーの[行間]ボタンで希望の値を選択します。
[その他]を選択すると、段落ダイアログが表示されます。
<メニューバーから設定する>ならば、[書式]→[段落]の[インデントと行間隔]を選択します。
細かい設定ができますので、いろいろ試してみるとよいでしょう。
ワードを繰り返し使用していくにつれて、行間の設定について、確かな感覚が身についていくものでしょう。

ワード 差込印刷

差し込み印刷とは、ワードで作成した文書の指定した箇所に、別の文書にあるデータを差し込んで印刷することです。
たとえば顧客へ向けて、一度に案内を出したいときなど、○○様へという、個々の部分については、異なった名前となります。
しかし、これを１件１件入力していたのでは、印刷にたいへん手間がかかります。
しかしそんな時、差し込み印刷ならば、別に用意した名前表や住所録を使って、一気に名前を差し替えながら印刷ができるのです。
例えば、文面作成と同時に、差し込み用のデータファイルを作成する場合は、すべてワードだけで作業できます。
まず、文面を作成します。
次に差し込み用のデータを作成。
そして、差し込みデータの確認・印刷という流れになります。
しかし、この場合は、名前・住所などの住所録データに限ります。
顧客管理のための番号や、その他のデータなどを入れたいときには、あらかじめデータ用ファイルの作成が必要となります。
データファイルとして利用できるのは、ワード、エクセル、アクセスのデータベース、Windows標準のアドレス帳、拡張子が「.txt」のテキストファイルです。
初めて差し込み印刷をする場合などは、「差し込み印刷」作業ウィンドウを使うと、ウィンドウの指示に従って進めることができるので、便利です。
WEB上では、このような、操作について詳しく説明をしてくれるサイトも存在します。
自分で、ひらいて調べることが、能率のあがる仕事につながるでしょう。