パソコンの役立つ知識と方法

ワード 差込印刷

差し込み印刷とは、ワードで作成した文書の指定した箇所に、別の文書にあるデータを差し込んで印刷することです。
たとえば顧客へ向けて、一度に案内を出したいときなど、○○様へという、個々の部分については、異なった名前となります。
しかし、これを１件１件入力していたのでは、印刷にたいへん手間がかかります。
しかしそんな時、差し込み印刷ならば、別に用意した名前表や住所録を使って、一気に名前を差し替えながら印刷ができるのです。
例えば、文面作成と同時に、差し込み用のデータファイルを作成する場合は、すべてワードだけで作業できます。
まず、文面を作成します。
次に差し込み用のデータを作成。
そして、差し込みデータの確認・印刷という流れになります。
しかし、この場合は、名前・住所などの住所録データに限ります。
顧客管理のための番号や、その他のデータなどを入れたいときには、あらかじめデータ用ファイルの作成が必要となります。
データファイルとして利用できるのは、ワード、エクセル、アクセスのデータベース、Windows標準のアドレス帳、拡張子が「.txt」のテキストファイルです。
初めて差し込み印刷をする場合などは、「差し込み印刷」作業ウィンドウを使うと、ウィンドウの指示に従って進めることができるので、便利です。
WEB上では、このような、操作について詳しく説明をしてくれるサイトも存在します。
自分で、ひらいて調べることが、能率のあがる仕事につながるでしょう。