パソコンの役立つ知識と方法

ワード 差込印刷

差し込み印刷とは、ワードで作成した文書の指定した箇所に、別の文書にあるデータを差し込んで印刷することです。
たとえば顧客へ向けて、一度に案内を出したいときなど、○○様へという、個々の部分については、異なった名前となります。
しかし、これを１件１件入力していたのでは、印刷にたいへん手間がかかります。
しかしそんな時、差し込み印刷ならば、別に用意した名前表や住所録を使って、一気に名前を差し替えながら印刷ができるのです。
例えば、文面作成と同時に、差し込み用のデータファイルを作成する場合は、すべてワードだけで作業できます。
まず、文面を作成します。
次に差し込み用のデータを作成。
そして、差し込みデータの確認・印刷という流れになります。
しかし、この場合は、名前・住所などの住所録データに限ります。
顧客管理のための番号や、その他のデータなどを入れたいときには、あらかじめデータ用ファイルの作成が必要となります。
データファイルとして利用できるのは、ワード、エクセル、アクセスのデータベース、Windows標準のアドレス帳、拡張子が「.txt」のテキストファイルです。
初めて差し込み印刷をする場合などは、「差し込み印刷」作業ウィンドウを使うと、ウィンドウの指示に従って進めることができるので、便利です。
WEB上では、このような、操作について詳しく説明をしてくれるサイトも存在します。
自分で、ひらいて調べることが、能率のあがる仕事につながるでしょう。

ワード 使い方

現在ワードにはいろいろなバージョンがあり、新しいワードはインターネットを使ってマイクロソフト社からダウンロードできるようになっています。
また、パソコンの中には、マイクロソフト社の一番新しいバージョンのワードが最初から入っている場合もあります。
スタートの画面から、プログラムをポイントしてマイクロソフトワードを選択し、立ち上げます。
ワードは、公式文書の作成に主に使われるものなので、いろいろな種類の文書によって、ワードの使い方があります。
例えば、会社で何かのお知らせを文書で作成する場合には、左上に宛名を書き、一番右上に年月日と差出人の会社名と部署名や名前を縦書きで書きます。
ワードでは、ツールバーやメニューバーといった便利な機能を画面の上や下に表示することができます。
もし、何も表示されていない場合には、上の青いところで右クリックすると、必要なバーが表示されます。
バーの中で、横線が何行も四角の中に引かれているところは、文書の右揃え、左揃え、中央揃えです。
たいてい文書は改行しながら、左揃えで打って、最後に必要な行をポイントして、右や中央に揃え、文字の種類や大きさを整えるようになっています。
また、文章の途中には、記書きという形式もあります。
表を挿入する場合には、表の挿入バーのところをクリックし、必要な行数や列数をドラッグします。
ワードでは、表をグラフにすることもできます。
また、オートシェイプといって、画像や線画を挿入することもできます。

エクセル ハイパーリンク

エクセルの機能で便利だけれども意外と知られていないものにハイパーリンクがあります。
ハイパーリンクを使うとシート間の移動ができたり、関連する情報と情報とをつなげることができます。
エクセルの場合、ハイパーリンク設定されたセルをクリックするとそれに関連した情報にジャンプすることができます。
ハイパーリンクがいまいちピンとこないという人は、ホームページなどに掲載されている関連サイトのアドレスをクリックするとその関連サイトにジャンプするのを想像してみるとなんとなくイメージがつかめるのではないでしょうか。
ハイパーリンクの設定はとても簡単なのでぜひマスターしてみて下さい。

＜ハイパーリンク設定方法＞
１．エクセルシートを立ち上げます。
２．リンク設定したいセルを選択します。
３．メニューバーの「挿入」→ハイパーリンクを選択します。
４．リンク先のファイルを指定すれば完了です。

ハイパーリンク設定後にリンク先にジャンプするときはハイパーリンク設定されたセルをクリックするだけです。

＜ハイパーリンクの解除方法＞
設定したハイパーリンクを削除するには、メニューバーの「挿入」→ハイパーリンクを選択し、「リンクの解除」を選択するだけです。
ハイパーリンク設定されたセルの上で右クリックをし、「ハイパーリンクの削除」を選択しても解除ができます。
さぁ、ハイパーリンクを使って自由にシート間の移動をして、さらに効率のいい便利なエクセル使用を目指しましょう。